Millions of users can’t be wrong

In Dutch only – Office 365, Microsoft’s snelst groeiende commerciële product in de historie van het bedrijf, maar misschien ook wel het product waar de meeste verwarring over bestaat, niet in de minste plaats omdat een het een Cloud applicatie betreft.

Microsoft’s paradepaardje verovert de wereld met sneltreinvaart. Er is geen bedrijf dat niet op z’n minst nadenkt over deze nieuwe variant van ’s werelds meest gebruikte kantoorsoftware. Ook de advocatuur ontkomt er niet aan en vele grote en kleinere advocatenkantoren in binnen- en buitenland genieten al van alle voordelen die Office 365 te bieden heeft.

Cloud software
Office 365 is dus Cloud software. Laten we voordat we wat dieper ingaan op de verschillende Office 365 varianten eerst op een rijtje zetten welke verschillende Cloud varianten er vallen te onderscheiden:

  • In de Public Cloud worden zowel de diensten (software) als de fysieke infrastructuur (servers) gedeeld met andere klanten van de Cloud dienst. Natuurlijk zonder dat deze klanten bij elkaars data kunnen komen. De diensten worden aangeboden via het internet en zijn door het generieke karakter zeer lucratief.
  • Private Cloud software wordt ook aangeboden via internet, maar dan met de mogelijkheid om klant-specifieke software te gebruiken. De Cloud omgeving wordt namelijk wel met elkaar gedeeld maar elke klant kan binnen deze omgeving gebruik maken van een speciaal toegewezen stukje fysieke capaciteit. De diensten zijn hierdoor minder generiek en lucratief ten opzichte van de Public Cloud maar vaak wel meer toegespitst op de wensen van een bepaalde klant(groep).
  • De Hybrid Cloud is eigenlijk een combinatie van Public Cloud en Private Cloud diensten aangeboden door verschillende leveranciers en heeft dus betrekking op meerdere software producten tegelijkertijd.
  • Ten slotte is er nog het begrip Hosting, een term die eigenlijk niets anders wil zeggen dan een eigen serverruimte ondergebracht in een goed beveiligd datacenter.

Office 365 is zowel als Public- en als Private Cloud variant beschikbaar. In tegenstelling tot wat algemeen wordt gedacht, kan Microsoft garanderen dat alle data van Office 365 klanten daadwerkelijk binnen de Europese grenzen blijft, iets waar veel (advocaten)kantoren veel waarde aan hechten. Dimitri Timmer, Legal Lead Netherlands bij Microsoft licht toe: “In het algemeen komt het neer op de controle over de data. Als advocatenkantoor moet je een andere partij de beschikking geven over jouw data en verlies je dus voor een deel de controle over die data. Microsoft is daar heel transparant in en kan exact aangeven wat wij met de data doen, wie er toegang heeft en waar de data fysiek is opgeslagen.”

Er kan gerust gesteld worden dat het veiliger is om data onder te brengen bij Microsoft dan binnen de eigen muren. Voor wie de garantie van Microsoft niet voldoende is, kan via partijen zoals ICTConcept, onderdeel van de Lexxyn Groep, de data zelfs binnen Nederland worden gehouden.

Office 365 varianten
One size fits all? Niet echt, Office 365 is beschikbaar in veel verschillende smaken. Naast de “leuk-voor-thuis” consumentenversie zijn er meerdere zakelijke varianten waarvan dit de belangrijkste drie zijn:

  • Office 365 Business Essentials is de goedkoopste en meest karige variant. Deze versie beschikt alleen over Office Apps: Word, Excel, PowerPoint en Outlook zijn dan alleen beschikbaar via de browser en hebben ook veel minder functionaliteiten. Leuk om even snel een briefje te schrijven, maar bij lange na niet voldoende voor de document-intensieve advocatuurbranche.
  • Met Office 365 Business heeft de klant naast de Office Apps ook de beschikking over de volledige Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote en Publisher), software die gewoon lokaal geïnstalleerd kan worden en dus niet afwijkt van het klassieke Microsoft Office.
  • Met de meest uitgebreide variant, Office 365 Business Premium, hebben gebruikers ook de beschikking over Online Conferencing, Skype integratie, Yammer (online samenwerken) en nog een aantal andere diensten.
  • De zakelijke varianten hebben nog als bijkomend voordeel dat de mailserver (Exchange) ook in de Cloud staat waardoor het niet meer nodig is om als kantoor zelf de kennis in huis te hebben om deze complexe servers operationeel te houden.

Daarnaast is SharePoint ook onderdeel van Office 365 waardoor klanten de mogelijkheid hebben om bijvoorbeeld een intranet in te richten, of websites op te zetten die de samenwerking tussen collega’s onderling en met klanten kunnen faciliteren.

Matter Center
Natuurlijk moeten al die documenten die met Office 365 worden geproduceerd ook worden opgeslagen. Standaard gebeurt dit met Microsoft’s OneDrive for Business, simpel gezegd een extra harde schijf in de Cloud.

Echter, de advocatuur is gewend om documenten op een cliënt/zaak geordende manier op te slaan, iets waarvoor de grotere advocatenkantoren vaak een gespecialiseerd Document Management Systeem (DMS) hebben. Microsoft komt nu ook aan deze wensen tegemoet en wel met Matter Center for Office 365: een op SharePoint gebaseerd DMS dat volledig geïntegreerd is met Office 365.

Vorig jaar kondigde Microsoft dit nieuwe product voorzichtig aan tijdens een grote internationale conferentie over juridische automatisering in Amerika. De belangstelling was overweldigend en vele honderden advocatenkantoren over de hele wereld hebben zich inmiddels bij Microsoft als proefkonijn aangemeld.

Timmer: “Het is juist de combinatie met Office 365 die Matter Center van onschatbare waarde maakt voor de advocatuur. De impact voor advocatenkantoren die voor deze tandem zullen kiezen is groot en positief: verbeterde efficiency, kostenbesparingen, maar ook een compleet nieuwe en moderne manier van werken. De samenwerking met anderen (zowel binnen als buiten kantoor) krijgt een geheel nieuwe dimensie en thuiswerken wordt gestimuleerd, het is als het ware een complete cultuuromslag. Maar deze nieuwe Cloud technologieën hebben vooral een positief effect op de beschikbaarheid van advocaten en dat is weer gunstig voor de declarabele uren!”

Kosten
Ten slotte misschien wel de meest prangende vraag: Wat kost dat allemaal? Het antwoord is kort en simpel: niet veel!

Omdat Microsoft een aantal verschillende varianten op de markt heeft gebracht is er voor ieder budget wel een oplossing. Bijkomend voordeel is dat het hier om een pure Cloud dienst gaat: per maand kan een bedrijf dus licenties bijkopen of annuleren, waardoor er nooit te veel wordt betaald en gebruikers altijd de beschikking hebben over de meest recente versie van Office, zonder dat er nagedacht hoeft te worden over de installatie van nieuwe versies of upgrades.

Epona heeft Office 365 in de recent gelanceerde Legal Desktop opgenomen. Voor slechts €29,50 per gebruiker per maand krijgen klanten de beschikking over een volledig ingerichte desktop met Office 365, inclusief het door Epona ontwikkelde en op SharePoint gebaseerde DMSforLegal. Dankzij de intensieve samenwerking met Microsoft kan Epona garanderen dat DMSforLegal naadloos zal aansluiten op Microsoft’s Matter Center. Met een overstap naar de Legal Desktop van Epona zijn klanten dus voorbereid op een zorgeloze toekomst.

Millions of users can’t be wrong
Vele miljoenen mensen over de hele wereld maken al gebruik van Office 365, waarmee Microsoft nu al heeft bewezen dat de jongste telg uit de Office familie eigenlijk al een volwassen en bewezen oplossing is voor alle moderne bedrijven van vandaag de dag.

Denk dus goed na voordat er klakkeloos een nieuwe versie van Office wordt aangeschaft, een nieuw DMS wordt geïmplementeerd of een upgrade van het huidige DMS wordt uitgevoerd: Office 365 is een serieuze en bewezen softwareoplossing waarvan toegevoegde waarde eerder een feit dan een vraag is. Hetzelfde geldt voor DMSforLegal en de Legal Desktop, hetgeen maar aangeeft dat een samenwerking met Epona en de Lexxyn Groep een solide keuze is!

Epona bezoekt in samenwerking met Microsoft regelmatig kantoren om vragen over de Epona Legal Desktop en de juridische aspecten van het werken in de Cloud te beantwoorden. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met Marjan Hermkes, E-mail: marjan.hermkes@epona.com, Telefoon: +31 10 206 63 70.